Il vous arrive souvent d’avoir l’impression que l’effort que vous consentez pour faire votre travail n’est pas proportionnel au rendement obtenu et qu’il vous faudrait plus de temps pour accomplir tout ce que vous vous êtes proposés de faire ? Le stress s’empare alors de vous et vous entrez dans une dynamique qui vous rend encore plus inefficace. Les experts en productivité recommandent de suivre toute une série de règles pour optimiser votre journée de travail et vous y trouver plus heureux : parmi elles se trouvent quelques habitudes qu’il convient d’adopter au travail, d’autres sont des mesures liées à la santé en général, qui se répercutent sur votre rendement professionnel.
Avant d’énumérer les 18 conseils pour être plus productif, il est crucial d’intégrer une idée essentielle : le fait de travailler un plus grand nombre d’heures ne signifie pas que vous soyez un meilleur professionnel ; au contraire, cela signifie peut-être que vous ne faites pas bien les choses.
1. Bien définir vos objectifs
Il faut absolument que vous sachiez quels sont vos objectifs et ce que vous voulez obtenir en les atteignant.
2. Vous programmer en fonction des objectifs que vous vous êtes fixés
Une fois vos objectifs clairement définis, quand et comment allez-vous les accomplir ? Tracez votre feuille de route : elle vous aidera à visualiser les moyens dont vous disposez, temps y compris, et à ne pas perdre le but que vous vous êtes fixé.
3. Focaliser votre activité
L’environnement et les imprévus peuvent facilement venir perturber votre activité quotidienne, mais si vous savez parfaitement où vous devez focaliser votre travail, vous minimiserez les distractions. Comme le disait Steve Jobs « Concentrez-vous sur ce qui est vraiment important ». Les interruptions continuelles nuisent beaucoup au rendement.
4. Prioriser les tâches
Il faut bien distinguer ce qui est important de ce qui est secondaire et savoir quelles sont les tâches à prioriser pour qu’elles ne deviennent pas « urgentes » et ne provoquent pas un branle-bas de combat.
5. Apprendre à dire non
Dans certaines sociétés, l’idée qu’il est discourtois de dire non est très ancrée. Pourtant, il est parfois nécessaire de le faire et il suffit de décliner les invitations ou de s’excuser poliment pour que personne ne le prenne mal.
6. Éviter les réunions inutiles
Les réunions nous prennent beaucoup de temps et elles ne sont pas toujours justifiées. Limitez-les à ce qui est strictement nécessaire.
7. Apprendre à convoquer et à tenir des réunions
Toute convocation à une réunion devrait être accompagnée d’un ordre du jour et de l’heure de son commencement et de sa fin. Il faut préciser l’objet de la réunion, les points à y traiter et le temps que l’on va y consacrer. Par ailleurs, les contributions des participants devraient être constructives : quiconque fait une critique négative doit l’assortir d’une proposition alternative pour une amélioration.
Il se peut que, pendant la réunion, il ait été décidé de conduire des actions. Dans ce cas, il faut indiquer clairement à l’équipe qui se responsabilise de chaque tâche, quels sont les délais pour les terminer et à qui il faudra rendre des comptes.
8. Bien gérer son courrier électronique
Rien ne vous oblige à répondre sur-le-champ à tous les courriers électroniques qui vous arrivent. Un peu de sens commun suffit à décider quels sont ceux auxquels il convient de répondre sans attendre et ceux qui peuvent attendre. Il est parfois possible d’envoyer un accusé de réception à l’envoyeur tout en lui faisant savoir que vous répondrez à sa question à un autre moment. Ceci dit, il faut bien sûr éviter de laisser un courriel sans réponse trop longtemps.
Vidéo du célèbre discours prononcé à Stanford par Steve Jobs, le fondateur d’Apple, en 2005 (en anglais).
9. Établir de bonnes relations avec les autres
Une bonne ambiance de travail, sans accrocs, vous permet de vous détendre au mieux pour tirer le meilleur parti du temps, pouvoir être plus créatif et demander aux autres leur collaboration en cas de besoin.
10. Apprendre à déléguer
Être responsable d’un département ou d’un projet n’est pas synonyme d’avoir à assumer toute la charge de travail. Apprendre à lâcher prise et à déléguer des fonctions, surtout lorsque d’autres peuvent être plus efficaces que vous, est une façon intelligente de gérer son temps, ses responsabilités et ses équipes.
11. Faire des pauses
Il faudrait faire chaque jour une petite pause pour se dégourdir les jambes et déconnecter l’esprit. Quand vous reprendrez le travail, vous serez plus productif. Faire des haltes ne signifie pas perdre son temps, mais plutôt récupérer la capacité de travailler à plein rendement. Surtout si votre activité exige de la concentration.
12. Quitter votre environnement, le cas échéant
Il peut arriver d’être bloqué à cause du stress ou de la fatigue. Dans ces cas-là, si vous êtes quelqu’un de responsable, il ne sert à rien de rester au bureau pour « faire des heures ». Les spécialistes recommandent de mettre fin à ces situations en faisant une promenade ou tout simplement en rentrant à la maison pour continuer à travailler chez soi.
13. Consacrer du temps à vos loisirs
Les gens qui ont des centres d’intérêt en dehors de leur travail sont bien plus productifs d’un point de vue professionnel. Ils sont également plus créatifs lorsqu’il s’agit de trouver des solutions aux problèmes. C’est normal, puisque la créativité est liée à la capacité d’établir des rapports entre des idées apparemment éloignées. Plus vous vivez d’expériences, plus riche est votre vie, plus de possibilité de connexion vous trouverez autour de vous.
14. Soigner votre alimentation et faire de l’exercice
Une bonne alimentation vous donne l’énergie nécessaire pour travailler sans avoir à pâtir des conséquences négatives d’un régime à base de restauration rapide. Faire de l’exercice contribue à éloigner le spectre du stress. Et si vous remplacez quelques cafés ou thés par de l’eau, votre organisme vous en saura gré.
15. Être prêt à se risquer
Nombreuses sont les organisations qui aimeraient introduire des changements pour s’améliorer et pour innover, mais elles craignent de se tromper en les mettant en place. Il faut être disposé à se risquer et savoir prendre les erreurs éventuelles pour ce qu’elles sont : un apprentissage. Les bons leaders encouragent cette culture d’entreprise.
16. Garder en ordre votre espace de travail
Savoir où sont les choses et avoir celles dont vous avez habituellement besoin à portée de main fait gagner du temps.
17. Estimer à sa juste valeur votre travail et celui des autres
Il est bon, de temps à autre, de prendre du recul et de vous demander si vous aimez votre travail. Si la réponse est oui, vous apprécierez la possibilité qui vous est offerte de vous épanouir dans l’exercice de votre métier. Sinon, pourquoi ne pas envisager de changer ? Par ailleurs, les bons supérieurs hiérarchiques savent reconnaître les bons employés et n’hésitent pas à le leur faire savoir, ce qui augmente la motivation des gens qui travaillent bien. Tôt ou tard, un bon professionnel qui se sent ignoré finira par abandonner l’entreprise.
18. Décorer votre bureau pour vous y sentir bien
Les couleurs ont des conséquences sur nos émotions. Il vaut mieux que la base soit de couleur neutre et que les couleurs secondaires tiennent compte de l’état d’esprit que l’on souhaite générer dans chaque espace (à grands traits, le blanc, les bleus, les verts, les beiges et les gris sont détendants alors que les rouges, les oranges et les jaunes, stimulent l’activité : il vaut donc mieux les réserver aux salles de réunion ou aux salles à manger).
L’éclairage joue un rôle important : tirez le meilleur parti de la lumière du jour et évitez les reflets sur les écrans d’ordinateur.
Le bruit peut être très dérangeant et empêcher de se concentrer. Soyez respectueux.
Il y a bien sûr d’autres éléments ambiants– l’aération, la propreté, les odeurs et la température ambiante – auxquels il faut faire attention.